Mengenal Apa itu Purchase Order (PO) ? Pengertian, Fungsi Serta Contohnya

Mengenal Apa itu Purchase Order (PO) ? Pengertian, Fungsi Serta Contohnya
Mengenal Apa itu Purchase Order (PO) ? Pengertian, Fungsi Serta Contohnya

Purchase order (PO) merupakan dokumen yang biasanya disusun oleh tim purchasing dalam rangka proses pengadaan barang atau jasa. Dokumen ini memiliki peran penting dalam memudahkan kolaborasi antara tim purchasing dan pihak supplier, karena merinci secara rinci barang atau jasa yang dipesan.

Dari sudut pandang perusahaan, po juga berfungsi sebagai alat untuk memantau kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dalam proses pengadaan.

Manajemen dapat menggunakan po sebagai alat untuk mengontrol anggaran perusahaan dan memastikan bahwa pembelian sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Oleh karena itu, pemahaman tentang purchase order menjadi sangat relevan bagi individu yang ingin memulai bisnis atau bekerja dalam bidang purchasing.

Apa itu Purchase Order ?

Purchase order atau disingkat po adalah dokumen yang disusun oleh pihak pembeli untuk pihak penjual. Dokumen ini berisikan informasi lengkap mengenai barang atau jasa yang akan dibeli, seperti nama dan spesifikasi barang/jasa, jumlah yang dipesan, harga per unit, serta total biaya yang harus dibayarkan.

Sebaiknya, dalam po, detail mengenai barang dan jasa yang dipesan harus dicantumkan dengan sangat jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman selama proses pembelian.

Kebanyakan masalah dalam proses pengadaan seringkali muncul akibat ketidakjelasan mengenai produk atau waktu pengiriman. Jika spesifikasi barang tidak tersedia dengan jelas, hal ini dapat menyebabkan kesalahan saat penjual mengirimkan barang yang dipesan.

Biasanya, purchase order dikeluarkan oleh tim purchasing pada tahap awal pembelian. Ketika tim purchasing hendak melakukan pemesanan barang atau jasa, mereka akan mengirimkan po kepada penjual.

Setelah barang atau jasa dikirim, penjual akan mengirimkan invoice yang mencantumkan po atau menyertakan rincian barang yang telah sesuai dengan yang tertera dalam purchase order yang telah disetujui.

Fungsi Purchase Order

Fungsi-fungsi purchase order (PO) dalam proses pembelian di perusahaan adalah sebagai berikut:

  • Menegaskan komitmen pembeli untuk melakukan pembelian barang atau jasa dari penjual.
  • Memastikan ketepatan jenis, jumlah dan harga produk yang dibeli, sehingga menghindari kesalahan dalam pesanan.
  • Mengingatkan penjual untuk mengirim produk sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan.
  • Bertindak sebagai dokumen yang dapat mencegah perselisihan hukum terkait transaksi pembelian.
  • Menyediakan dasar untuk tim keuangan dalam melakukan pembayaran invoice sebelum jatuh tempo.
  • Memberikan bukti kepada auditor bahwa proses pembelian telah mengikuti prosedur yang benar.

Apa Isi dari PO ?

Purchase order (PO) adalah dokumen yang serupa dengan Invoice, karena invoice berisi informasi yang berasal dari purchase order yang telah diterima oleh pembeli. Dalam po terdapat berbagai informasi penting seperti:

  • Identitas perusahaan pembeli dan penjual.
  • Alamat lengkap pembeli dan penjual.
  • Nomor telepon, alamat email dan informasi kontak lain yang diperlukan.
  • Alamat pengiriman barang atau jasa yang dipesan.
  • Batas waktu pengiriman barang atau jasa yang telah ditentukan.
  • Informasi mengenai alamat penagihan dan pengiriman invoice.
  • Nama, jenis, serta detail produk yang dipesan.
  • Kuantitas, harga satuan dan total harga barang atau jasa yang dibeli.
  • Syarat dan ketentuan pembelian yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.

Contoh Purchase Order

Kenapa Perusahaan Anda Butuh PO ?

Perusahaan baru atau berskala kecil seringkali enggan menggunakan purchase order (PO) ketika melakukan pembelian. Hal ini dikarenakan po dianggap merepotkan dan dapat memperlambat proses pengadaan.

Umumnya, perusahaan kecil lebih suka menggunakan email, chat, atau telepon saat memesan produk dari supplier.

Selain itu, beberapa perusahaan juga memilih untuk tidak menggunakan po karena mereka telah memiliki hubungan yang akrab dengan supplier.

Keterbatasan tenaga kerja juga menjadi alasan lain mengapa banyak perusahaan kecil menghindari penggunaan po. Namun, ketika usaha anda mulai berkembang, po menjadi suatu kebutuhan yang penting.

Po sangat diperlukan dalam melacak produk yang telah dipesan. Jika terjadi ketidaksesuaian pesanan, dokumen po dapat digunakan sebagai referensi.

Bayangkan jika tidak ada po, maka telepon dan chat tidak dapat dijadikan bukti pembelian yang sah. Penggunaan po dapat membantu menghindari terjadinya kesalahpahaman selama proses pengadaan dan juga dapat berfungsi sebagai kontrak antara pembeli dan penjual dalam hal pengadaan.

Purchase Order Fisik vs Digital, Lebih Baik Mana ?

Purchase order fisik menggunakan kertas sebagai mediumnya, sementara po digital berwujud dokumen elektronik, umumnya dalam format pdf.

Perusahaan-perusahaan besar cenderung menghindari penggunaan po fisik karena alasan-alasan seperti kurang ramah lingkungan, memerlukan ruang penyimpanan yang luas dan rentan hilang, rusak, atau terbakar.

Oleh karena tidak efisien, banyak perusahaan saat ini beralih ke penggunaan po digital. Dokumen purchase order dalam bentuk digital dapat diakses kapan saja yang diperlukan.

Sebagai contoh, jika tim auditor perlu memeriksa transaksi yang terjadi dua tahun lalu, dokumennya masih dapat dengan mudah diakses. Selain itu, po digital lebih praktis dalam pengiriman melalui email, sehingga prosesnya lebih cepat daripada menggunakan po fisik yang memerlukan jasa ekspedisi.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *